Transformasi digital semakin pesat mengubah cara perniagaan beroperasi di Malaysia. Dengan Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) dan Malaysia Digital Economy Corporation (MDEC) melaksanakan sistem e-invois wajib secara berperingkat mulai 2024 hingga 2026, semua syarikat—besar atau kecil—perlu bersedia untuk mematuhi keperluan ini.
Di tengah-tengah perubahan ini adalah rangkaian PEPPOL. Tapi apakah sebenarnya PEPPOL, dan bagaimana ia berfungsi—terutamanya dalam konteks pematuhan Malaysia?
Panduan ini akan menerangkan semuanya dengan cara yang mudah difahami, tanpa istilah teknikal yang rumit.
PEPPOL ialah singkatan kepada Pan-European Public Procurement Online, namun walaupun ia bermula di Eropah, PEPPOL kini merupakan satu rangka kerja global untuk pertukaran dokumen elektronik seperti invois dan dokumen pembelian.
Dikendalikan oleh OpenPEPPOL, sistem ini memastikan syarikat dapat bertukar dokumen dalam format standard dan selamat, tanpa mengira jenis perisian atau lokasi geografi mereka.
Di Malaysia, PEPPOL telah dipilih sebagai asas kepada sistem e-invois kebangsaan, membolehkan pertukaran invois yang lancar dan bersesuaian dengan keperluan tempatan serta antarabangsa.
Bagaimana Rangkaian PEPPOL Berfungsi: Model Empat Penjuru
Rangkaian PEPPOL beroperasi menggunakan struktur khas yang dikenali sebagai Model Empat Penjuru. Ia memastikan proses penghantaran invois elektronik adalah selamat dan seragam melalui penyedia perkhidmatan yang diperakui, dikenali sebagai Penyedia Titik Akses (Access Point).
🔄 Empat Komponen Utama:
- Penghantar (Syarikat A)
Perniagaan yang mengeluarkan invois, contohnya seorang pembekal. - Titik Akses Penghantar (AP1)
Menukar invois kepada format PEPPOL dan menghantarnya melalui rangkaian. - Titik Akses Penerima (AP2)
Menerima dan menukarkan invois kepada format yang boleh dibaca oleh penerima. - Penerima (Syarikat B)
Pelanggan yang menerima invois melalui sistem perakaunan atau ERP mereka.
Fikirkan PEPPOL seperti pejabat pos digital: semua pihak menggunakan “peti surat” yang diperakui (Access Point), memastikan penghantaran selamat, seragam dan boleh dikesan.
Struktur ini menjamin:
Piawaian Seragam – Semua guna format yang sama.
Kebolehoperasian – Semua Access Point boleh berkomunikasi antara satu sama lain.
Keselamatan – Setiap transaksi dilindungi dan boleh dijejaki.
Penggunaan PEPPOL di Malaysia: Apa yang Anda Perlu Tahu
Malaysia mengguna pakai PEPPOL sebagai langkah untuk memodenkan pentadbiran cukai dan mendigitalkan transaksi perniagaan.
Pemain Utama:
MDEC – Bertindak sebagai Pihak Berkuasa Kebangsaan PEPPOL, yang memperakui Penyedia Titik Akses tempatan.
LHDN – Mengintegrasikan PEPPOL dalam sistem pematuhan e-invois negara.
Garis Masa Pelaksanaan:
Jun 2024 – Pelaksanaan bermula untuk pembayar cukai besar.
2025–2026 – Pelaksanaan berperingkat untuk perniagaan sederhana dan kecil.
Dengan menggunakan infrastruktur PEPPOL, Malaysia dapat memastikan pelaksanaan e-invois lebih cepat, selamat dan bersesuaian dengan amalan global.
Kelebihan PEPPOL untuk PKS di Malaysia
PEPPOL bukan hanya alat pematuhan, malah menjadi pemangkin kepada kecekapan dan pertumbuhan, terutamanya bagi perusahaan kecil dan sederhana (PKS).
Kelebihan Utama:
✅ Pematuhan Undang-Undang – Selaras dengan keperluan LHDN.
✅ Penjimatan Kos – Kurangkan penggunaan kertas dan kerja manual.
✅ Kurang Ralat – Automasi kurangkan kesilapan dan tingkatkan ketepatan.
✅ Pembayaran Lebih Cepat – Proses yang lebih efisien tingkatkan aliran tunai.
✅ Keserasian Global – Boleh berurus niaga dengan rakan antarabangsa yang juga guna PEPPOL.
Langkah Demi Langkah: Cara Sertai Rangkaian PEPPOL
Mengguna pakai PEPPOL lebih mudah daripada yang disangka. Berikut langkah-langkahnya:
1. Pilih Penyedia Titik Akses (Access Point) yang Diperakui
Mereka akan mengendalikan penukaran dan penghantaran invois mengikut standard PEPPOL.
2. Daftar ID PEPPOL Anda
ID ini bertindak seperti alamat digital syarikat anda dalam rangkaian PEPPOL.
3. Integrasi dengan Sistem ERP atau Perakaunan
Kebanyakan Access Point menawarkan sambungan ke sistem seperti SAP, Oracle, Xero, dan lain-lain.
4. Uji Sebelum Digunakan
Lakukan ujian penghantaran untuk pastikan sistem berjalan lancar sebelum digunakan secara rasmi.
Salah Faham Biasa Tentang PEPPOL
Beberapa salah anggapan sering menjadi penghalang kepada penggunaan PEPPOL:
“Ia hanya untuk Eropah.”
Salah. PEPPOL kini digunakan secara meluas termasuk di Asia dan Oceania.“Ia cuma satu format dokumen.”
Salah. PEPPOL ialah rangka kerja penuh untuk komunikasi dokumen elektronik.“Ia hanya untuk syarikat besar.”
Tidak benar. PKS di Malaysia merupakan sasaran utama dalam pelaksanaan e-invois ini.
Menangani salah faham ini membolehkan syarikat lebih yakin untuk melangkah ke arah pematuhan digital.
Penutup: Sedia Hadapi Masa Depan Bersama PEPPOL
Memahami cara PEPPOL berfungsi sangat penting untuk memastikan perniagaan anda kekal patuh, efisien dan bersedia menghadapi transformasi digital. Dalam masa terdekat, mengguna pakai rangka kerja PEPPOL bukan lagi pilihan—ia satu keperluan.
Berminat untuk sambung perniagaan anda ke sistem e-invois PEPPOL Malaysia?
Assist.biz ialah Penyedia Titik Akses yang diperakui, sedia membantu anda dalam proses integrasi ERP, pematuhan tempatan, dan sokongan teknikal berterusan.
