Malaysia menerima era digital dengan pelaksanaan e-invois, satu langkah yang bertujuan untuk meningkatkan pematuhan cukai dan memperkemas urus niaga perniagaan. Apabila perniagaan menyesuaikan diri dengan sistem baharu ini, memahami bidang wajib yang diperlukan dalam e-invois menjadi penting. Panduan ini menyediakan gambaran keseluruhan yang komprehensif tentang bidang ini, memastikan perniagaan anda kekal patuh dan cekap.
Maklumat Pembekal
Butiran pembekal membentuk tulang belakang e-invois. Maklumat yang tepat dan lengkap memastikan ketelusan dan kepercayaan dalam transaksi perniagaan.
Medan Wajib:
- Nama Pembekal: Nama berdaftar perniagaan anda.
- Nombor Pengenalan Cukai (TIN): Diberikan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM).
- Nombor Pendaftaran/Pengenalan: Nombor pendaftaran perniagaan atau nombor pengenalan untuk individu.
- Nombor Pendaftaran SST: Jika berkenaan, nombor Cukai Jualan dan Perkhidmatan anda.
- Nombor Pendaftaran Cukai Pelancongan: Untuk perniagaan dalam sektor pelancongan.
- Alamat E-mel: E-mel umum untuk surat-menyurat.
- Kod MSIC: Kod Klasifikasi Perindustrian Standard Malaysia yang mewakili aktiviti perniagaan anda.
- Penerangan Aktiviti Perniagaan: Penerangan ringkas tentang operasi perniagaan anda.
- Alamat: Alamat fizikal perniagaan anda.
- Nombor Perhubungan: Nombor telefon yang boleh dihubungi untuk pertanyaan.
Contoh sebenar:
Bayangkan sebuah kedai roti bernama “Sweet Treats Sdn Bhd” mengeluarkan e-invois. Mereka mesti memasukkan nama berdaftar mereka, TIN, nombor pendaftaran perniagaan, nombor SST (jika berdaftar), e-mel (cth., info@sweettreats.com), kod MSIC untuk operasi bakeri, deskripsi seperti “Pembuatan roti dan kek”, alamat perniagaan mereka dan nombor hubungan.
Maklumat Pembeli
Menangkap maklumat pembeli yang tepat adalah penting untuk tujuan penyimpanan rekod dan cukai.
Medan Wajib:
- Nama Pembeli: Nama berdaftar entiti pembelian.
- TIN: Nombor Pengenalan Cukai Pembeli.
- Nombor Pendaftaran/Pengenalan: Nombor pendaftaran perniagaan atau nombor pengenalan peribadi.
- Nombor Pendaftaran SST: Jika pembeli berdaftar SST.
- Alamat E-mel: Untuk menghantar e-invois.
- Alamat: Alamat rasmi pembeli.
- Nombor Perhubungan: Untuk sebarang komunikasi susulan.
Nasihat Praktikal:
Sentiasa sahkan TIN pembeli dan nombor pendaftaran terhadap dokumen rasmi untuk mengelakkan ralat. Mengekalkan borang piawai untuk mengumpul maklumat ini boleh menyelaraskan proses.
Butiran Invois
Teras e-invois terletak pada pecahan terperinci transaksi.
Medan Wajib:
- Versi e-Invois: Versi format e-invois yang digunakan.
- Jenis e-Invois: Menunjukkan sama ada ia adalah invois, nota kredit, dsb.
- Kod/Nombor e-Invois: Pengecam unik untuk invois.
- Nombor Rujukan e-Invois Asal: Untuk nota kredit atau debit, merujuk invois asal.
- Tarikh dan Masa Pengeluaran: Apabila invois dijana.
- Tandatangan Digital: Memastikan ketulenan dan integriti.
- Kod Mata Wang Invois: Mata wang yang digunakan dalam urus niaga.
- Kadar Pertukaran Mata Wang: Jika berurusan dengan mata wang asing.
- Kekerapan Pengebilan: Menunjukkan jika pengebilan berulang.
- Tempoh Pengebilan: Jangka masa yang dilindungi oleh invois.
Penjelasan:
Setiap bidang mempunyai tujuan tertentu. Sebagai contoh, tandatangan digital, yang disediakan oleh LHDN, mengesahkan invois, manakala tempoh pengebilan menjelaskan tempoh perkhidmatan atau barangan yang disediakan.
Butiran Produk dan Perkhidmatan
Penerangan terperinci produk atau perkhidmatan memastikan kejelasan dan mengelakkan pertikaian.
Medan Wajib:
- Klasifikasi: Kategori produk/perkhidmatan.
- Penerangan: Maklumat terperinci tentang item atau perkhidmatan.
- Harga Seunit: Kos seunit.
- Jenis Cukai: Cukai yang berkenaan (mis., SST).
- Kadar Cukai: Peratusan cukai yang digunakan.
- Amaun Cukai: Cukai dikira berdasarkan kadar.
- Butiran Pengecualian Cukai: Jika berkenaan, sebab untuk pengecualian cukai.
- Amaun Dikecualikan daripada Cukai: Amaun yang dikecualikan.
- Jumlah kecil: Jumlah sebelum cukai.
- Jumlah Tidak Termasuk Cukai: Jumlah sebelum cukai ditambah.
- Jumlah Termasuk Cukai: Amaun akhir selepas cukai.
Kepentingan:
Maklumat produk/perkhidmatan yang tepat memastikan cukai yang betul dan membantu dalam pengurusan inventori dan kewangan.
Maklumat Cukai dan Pembayaran
Butiran cukai dan pembayaran yang betul adalah penting untuk pematuhan dan penjejakan kewangan.
Bidang Cukai Mandatori:
- Jenis Cukai: Menentukan jenis cukai yang digunakan.
- Kadar Cukai: Kadar cukai digunakan.
- Amaun Cukai: Jumlah cukai yang dikira.
Medan Pembayaran Pilihan:
- Mod Pembayaran: Kaedah pembayaran (cth., pindahan bank, kad kredit).
- Nombor Akaun Bank Pembekal: Untuk menerima bayaran.
- Syarat Pembayaran: Syarat yang dipersetujui antara pembeli dan pembekal.
- Amaun Bayaran: Jumlah amaun yang perlu dibayar.
- Tarikh Pembayaran: Apabila pembayaran perlu dibayar atau dibuat.
- Nombor Rujukan Pembayaran: Untuk menjejak pembayaran.
- Nombor Rujukan Bil: Rujukan dalaman untuk pengebilan.
Nota:
Walaupun sesetengah medan pembayaran adalah pilihan, termasuk medan tersebut boleh memudahkan transaksi dan penyimpanan rekod yang lebih lancar.
Penghantaran dan Maklumat Tambahan
Untuk urus niaga yang melibatkan barangan fizikal, butiran penghantaran adalah penting.
Medan Penghantaran Wajib (jika berkenaan):
- Nama Penerima Penghantaran: Siapa yang akan menerima barang.
- Alamat Penghantaran: Ke mana barang hendak dihantar.
- TIN Penerima Penghantaran: Untuk tujuan cukai.
- Nombor Pendaftaran/Pengenalan: Daripada penerima.
Medan Tambahan untuk Import/Eksport:
- Nombor Rujukan Borang Kastam: Untuk dokumentasi kastam.
- Incoterms: Istilah komersial antarabangsa mentakrifkan tanggungjawab.
Maklumat Tambahan:
Termasuk penghantaran komprehensif dan butiran tambahan memastikan pematuhan terhadap peraturan kastam dan proses penghantaran yang lancar.
Kesimpulan
Memahami dan melengkapkan bidang mandatori dengan tepat dalam sistem e-invois Malaysia adalah penting untuk pematuhan undang-undang dan operasi perniagaan yang cekap. Dengan memastikan semua maklumat yang diperlukan diisi dengan betul, perniagaan boleh mengelakkan penalti dan menyelaraskan proses penginvoisan mereka.
Perlukan Bantuan?
Menavigasi kerumitan e-invois boleh menjadi mencabar. Biarkan Assist.biz memudahkan proses untuk anda. Penyelesaian pakar kami memastikan e-invois anda mematuhi dan cekap.
