Pengurusan resit adalah elemen penting dalam perniagaan — tetapi sering diabaikan. Resit bukan sekadar sekeping kertas kecil; ia adalah bukti sah transaksi, pelindung semasa audit cukai, dan rujukan utama dalam laporan kewangan.
Dalam artikel ini, kami kongsikan cara praktikal untuk menyimpan resit perniagaan secara sistematik, sama ada secara fizikal atau digital. Artikel ini sesuai untuk usahawan kecil, freelancer, dan pemilik syarikat yang ingin memudahkan pengurusan kewangan dan mematuhi kehendak LHDN.
Kenapa Penting Menyimpan Resit Perniagaan?
Bayangkan anda sedang menyediakan laporan perbelanjaan syarikat, tetapi banyak maklumat hilang kerana resit tidak dijumpai. Situasi ini bukan sahaja menyukarkan semakan bajet, tetapi boleh membawa masalah serius jika berlaku audit oleh pihak berkuasa.
Contohnya, Abu, seorang pengusaha makanan, sering membeli bahan mentah di pasar tetapi gagal menyimpan resit. Bila tiba masa untuk pengisytiharan cukai, beliau tidak dapat menyokong perbelanjaannya — menyebabkan beliau kehilangan peluang untuk membuat tuntutan cukai yang sah.
Jenis Resit yang Perlu Disimpan
Bukan semua resit sama, tetapi kebanyakan daripadanya penting untuk direkodkan, antaranya:
Resit Tunai
Dikeluarkan oleh kedai fizikal seperti pasar raya atau kedai alat tulis.
E-Resit
Diterima melalui e-mel daripada pembekal dalam talian, Shopee, Lazada, atau sistem invois digital.
Invois Pembekal
Dokumen rasmi yang menunjukkan jumlah, kuantiti dan maklumat bayaran.
Slip Bayaran Gaji
Untuk staf tetap atau freelancer, penting sebagai bukti kos operasi.
Pastikan semua resit ini disusun dan diarkibkan dengan kemas — ia boleh membantu banyak dalam jangka masa panjang.
Panduan LHDN: Berapa Lama Resit Perlu Disimpan?
Menurut Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), semua dokumen dan rekod perniagaan termasuk resit, perlu disimpan selama tujuh (7) tahun dari akhir tahun taksiran.
Ini bermaksud, jika anda menjalankan transaksi pada tahun 2023, resit berkaitan perlu disimpan sekurang-kurangnya sehingga akhir tahun 2030. Ini terpakai untuk semua bentuk — sama ada kertas asal, gambar, atau fail digital.
Penting untuk memastikan simpanan resit anda mudah diakses, boleh dibaca dan disusun dengan baik.
Cara Menyimpan Resit: Kaedah Manual vs Digital
Kaedah Manual (Fizikal)
- Gunakan fail lever arch atau folder resit
- Susun mengikut bulan/tahun dan kategori (contohnya: operasi, pemasaran, logistik)
- Simpan di tempat yang kering dan tidak terdedah kepada cahaya matahari
Kaedah Digital
- Imbas resit menggunakan aplikasi seperti Genius Scan, CamScanner, atau terus dari kamera telefon
- Simpan ke dalam Google Drive, Dropbox, atau OneDrive
- Guna ciri OCR untuk memudahkan carian semula mengikut kata kunci
- Atau, gunakan platform seperti Assist.biz yang menawarkan sistem pengurusan resit automatik bersama e-invois — semuanya di satu tempat
Dengan Assist.biz, anda boleh:
- Muat naik resit dan e-mel invois secara automatik
- Jejak perbelanjaan dengan lebih teratur
- Simpan rekod secara selamat di awan mengikut keperluan LHDN
Kaedah digital lebih mesra ruang, lebih selamat dan mudah dicapai dari mana-mana sahaja.
Langkah-Langkah Menyusun Resit Secara Sistematik
Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk menguruskan resit perniagaan secara profesional:
1. Imbas Resit Segera
Ambil gambar atau imbas resit dalam tempoh 24 jam selepas pembelian.
2. Namakan Fail Secara Tersusun
Gunakan format seperti 2025-05-10_BelanjaPejabat_RM52.30.pdf untuk memudahkan carian semula.
3. Susun Mengikut Folder
Contohnya:
> Perniagaan > 2025 > Mei > Resit
Gunakan struktur yang sama untuk semua jenis dokumen.
4. Backup ke Awan
Pastikan fail turut disimpan ke perkhidmatan cloud dengan tetapan backup automatik agar tidak hilang jika peranti rosak.
Risiko Tidak Menyimpan Resit dengan Baik
Tanpa sistem simpanan yang baik, perniagaan anda berisiko:
- Gagal dalam audit LHDN
- Tuntutan cukai ditolak
- Perakaunan tidak tepat
- Sukar menyusun bajet & keuntungan sebenar
Kehilangan resit mungkin kelihatan kecil, tapi impaknya boleh besar — terutamanya jika melibatkan amaun yang tinggi atau transaksi tetap.
Penutup: Digitalisasi Simpanan Resit untuk Masa Depan Perniagaan Anda
Menguruskan resit perniagaan tidak sepatutnya membebankan. Dengan strategi yang betul dan sedikit disiplin, anda boleh menjimatkan masa, mengurangkan kesilapan, dan meningkatkan kawalan kewangan.
Jika anda ingin automasikan sistem resit dan invois secara menyeluruh, anda boleh cuba penyelesaian seperti Assist.biz yang menawarkan sistem e-invois automatik dan pengurusan resit perniagaan yang lengkap.
Usah biarkan resit bertaburan. Jadikan pengurusan kewangan anda lebih tersusun, profesional dan selamat — mulai hari ini.
